Jak połączyć japońską metodykę zarządzania z nieruchomościami? Czy to możliwe? W Octohome pokazujemy, że tak! A kluczem jest słowo “kanban”. 

Metodyka kanban narodziła się w Japonii mniej więcej w połowie XX wieku. Ten system organizacji pracy ma więc już ponad 70 lat, ale okazuje się, że jest na tyle uniwersalny, że nie stracił nic ze swojej użyteczności. Postęp technologiczny czy powszechna cyfryzacja jedynie ulepszyły możliwości stosowania metody kanban, a szczególnie tak zwanej tablicy kanbanowej (ale o niej za chwilę).

Nie będziemy się wdawać w historyczne szczegóły, wspomnimy tylko, że system kanban został opracowany i wdrożony w fabrykach Toyota, aby wspierać produkcję i logistykę. Dziś metodykę tą wykorzystuje się z powodzeniem w wielu różnych projektach, a w Octohome pokazujemy, że można z niej korzystać także przy zarządzaniu nieruchomościami.

Jak metoda kanban może pomóc

Kanban to przede wszystkim porządek, zapanowanie nad chaosem, a w konsekwencji zwiększenie efektywności pracy. Przyznasz, że takie działanie jest pożądane w każdej branży, nie tylko na taśmie produkcyjnej, prawda?

Dzięki tej metodyce można usprawnić wiele procesów, zoptymalizować powtarzalne cykle, uwolnić moce przerobowe, przypisać zadania określonym osobom. Kanban to także (a może przede wszystkim) wizualizacja postępów, a to dzięki zastosowaniu kanbanowej tablicy.

Śledzimy postępy

Najprostsza tablica ma trzy kolumny: “Do zrobienia”, “W trakcie produkcji” i “Zrobione”, ale oczywiście im bardziej rozbudowany projekt (proces), tym tych kolumn może być więcej. Wiele zależy między innymi od branży (np. dla projektów informatycznych ważne jest “Testowanie”). Łatwo można sobie wyobrazić takie kolumny, jak na przykład: “Prototypownie”, “Zlecono” czy “Do zweryfikowania”.

Kolumny oznaczają więc etapy życia, pomiędzy którymi przesuwają się zadania. 

Praca z wykorzystaniem tablicy kanbanowej polega po prostu na zapisywaniu zadań i przesuwaniu ich pomiędzy kolumnami (etapami) wraz z postępem prac (lub cofaniu, gdy wymagają poprawy). Oczywiście w zadaniach można określać m.in. terminy, priorytety czy osoby odpowiedzialne. Wszystko to służy wizualizacji, a tym samym lepszemu zarządzaniu.

Tak wyglądała taka tablica w fabryce Toyota:

Dziś tablice kanban to przede wszystkim rozwiązania cyfrowe, które można udostępniać członkom zespołu czy innym osobom zaangażowanym w proces. 

Właśnie to narzędzie używamy w naszej pracy, przy zarządzaniu nieruchomościami.

Nowoczesny zarządca nieruchomości

Gdy tworzyliśmy Octohome, to od samego początku wiedzieliśmy, że chcemy wykorzystywać różne narzędzia (w tym informatyczne), aby nasi klienci wiedzieli, że ich nieruchomościami opiekują się prawdziwi fachowcy. I choć od papierkowej roboty nie da się do końca uciec, to my usprawniamy zarządzanie nieruchomościami, wykorzystując do tego metodykę kanban i tablicę przepływu zadań.

Dzięki temu klienci mogą mieć stuprocentową pewność, że pilnujemy wyznaczonych celów i kontrolujemy, na jakim etapie są określone prace. Co więcej, zarządy (np. wspólnot mieszkaniowych) mają bieżący wgląd w tablicę kanbanową stworzoną specjalnie dla ich nieruchomości. W praktyce więc taki zarząd nieruchomości może także śledzić postępy prac czy wyznaczać priorytety.

Zatem jeśli chcesz, aby Twoja nieruchomość była zarządzana przy pomocy nowoczesnych narzędzi i najlepszych sprawdzonych metod, postaw na Octohome – zarządcę nieruchomości z doświadczeniem i zapałem do tworzenia efektywnych rozwiązań.